Politică de Confidențialitate

1. Cine suntem

Volt Academy SRL este o societate cu răspundere limitată înregistrată în România, cu sediul în București, România, CUI 52116343, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2025049903008. Suntem operatorul de date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Ne puteți contacta la adresa de email contact@voltacademy.app sau la numărul de telefon 0766 529 455.

2. Date pe care le colectăm

2.1 Date furnizate direct de tine

• Date de identificare: nume, prenume
• Date de contact: adresă de email, număr de telefon
• Conținutul mesajelor: mesajele trimise prin formularul de contact
• Date de cont: la crearea unui cont în aplicațiile noastre mobile (email, parolă criptată)

2.2 Date colectate automat

• Date tehnice: adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare
• Date de utilizare: paginile vizitate, durata sesiunii, acțiuni în aplicație
• Date de dispozitiv: model, versiune OS, identificator unic de dispozitiv (în aplicații mobile)

2.3 Date de achiziție și licențiere

La cumpărarea unei licențe pentru Fidelio, Appunta, Tally, Ospita, LocalEventBusiness, LocalEventPRO sau Clocking, colectăm:

• Cod de instalare (businessId): un identificator generat automat de aplicație, transmis de tine pe site pentru a lega licența de instalarea ta
• Date de facturare: nume sau denumire firmă, CUI (dacă achiziția e pe firmă), adresă, oraș, email — necesare pentru emiterea facturii fiscale
• Istoricul achizițiilor: licențele cumpărate, sumele plătite, codurile promoționale folosite

2.4 Date despre parteneri (programul de afiliere)

Dacă te înscrii în programul de parteneri Volt Academy, colectăm suplimentar:

• Date firmă: denumire, CUI, adresă (CUI-ul este verificat automat prin API-ul public al ANAF pentru a confirma că firma există și e activă)
• Date de contact: nume persoană de contact, email, telefon
• Date pentru plata comisionului: gestionate direct de Stripe (Stripe Connect) — noi nu stocăm datele contului tău bancar

2.5 Date pe care NU le colectăm

Nu stocăm niciodată numărul cardului bancar sau alte date de plată sensibile — acestea sunt introduse direct în pagina securizată Stripe și nu ne sunt niciodată transmise. Nu colectăm date sensibile (sănătate, religie, opinii politice etc.).

2.6 Recenzii

Dacă ai cumpărat o licență, poți lăsa o recenzie pe pagina de recenzii. Pentru asta colectăm:

• Date afișate public: numele pe care îl alegi, nota (1–5 stele), textul recenziei și data. Poți folosi un prenume sau un pseudonim — nu e nevoie de numele complet
• Date folosite doar pentru verificare: codul de instalare și emailul folosit la plată, comparate cu achizițiile existente ca să confirmăm că ai cumpărat licența. Acestea nu apar niciodată public

Poți modifica recenzia trimițând-o din nou cu același cod de instalare, sau ne poți cere ștergerea ei la contact@voltacademy.app. Putem ascunde recenziile abuzive, ofensatoare sau care nu au legătură cu aplicația.

3. Cum utilizăm datele

Utilizăm datele tale cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

• Răspunderea la solicitările și întrebările tale (formular de contact)
• Furnizarea și îmbunătățirea serviciilor noastre software și educaționale
• Gestionarea conturilor utilizatorilor în aplicațiile noastre mobile
• Trimiterea de comunicări privind serviciile contractate (nu marketing fără acord)
• Respectarea obligațiilor legale
• Afișarea recenziilor lăsate de clienții care au cumpărat o licență (secțiunea 2.6)
• Analizarea și îmbunătățirea performanței website-ului și aplicațiilor noastre

4. Baza legală a prelucrării

Prelucrăm datele tale pe baza următoarelor temeiuri legale:

• Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR): pentru trimiterea de newslettere și comunicări de marketing
• Executarea unui contract (Art. 6(1)(b) GDPR): pentru furnizarea serviciilor contractate
• Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR): pentru publicarea recenziei tale, pe care o dai trimițând-o și o poți retrage cerând ștergerea ei
• Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR): pentru respectarea cerințelor legale și fiscale
• Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR): pentru securitatea sistemelor și prevenirea fraudei

5. Stocarea și securitatea datelor

Datele tale sunt stocate pe servere securizate situate în Uniunea Europeană sau în țări cu nivel adecvat de protecție recunoscut de Comisia Europeană.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor, inclusiv:

• Criptarea datelor în tranzit (HTTPS/TLS)
• Criptarea parolelor (hashing cu salt)
• Acces restricționat la date pe baza principiului „need-to-know"
• Monitorizarea și auditarea accesului la sisteme

Perioada de retenție

• Mesaje de contact: 2 ani de la ultima interacțiune
• Date de cont: pe durata existenței contului + 30 de zile după ștergere
• Date de facturare și facturi fiscale: 10 ani (obligație legală fiscală)
• Istoric licențe și achiziții: pe durata existenței licenței + 10 ani (evidență fiscală)
• Date parteneri (program de afiliere): pe durata parteneriatului + 10 ani (evidență fiscală a comisioanelor)
• Recenzii: până când ne ceri ștergerea sau până la retragerea aplicației de la vânzare
• Jurnale de acces: 90 de zile

6. Partajarea cu terți

Nu vindem datele tale cu caracter personal. Putem partaja date cu terți exclusiv în situațiile de mai jos:

• Stripe: procesează plățile cu cardul pentru achiziția licențelor. Pentru partenerii din programul de afiliere, folosim și Stripe Connect pentru plata automată a comisioanelor — datele bancare ale partenerilor sunt gestionate exclusiv de Stripe.
• SmartBill: emite facturile fiscale pentru fiecare achiziție — primește numele/denumirea, CUI-ul (dacă e cazul), adresa și emailul tale.
• Supabase: baza de date unde stocăm licențele, achizițiile și datele partenerilor (găzduită în Uniunea Europeană).
• Netlify: furnizorul de hosting pentru website și pentru procesarea automată a comenzilor (serverless functions).
• Google (ML Kit): doar în versiunile vechi ale aplicațiilor Tally (până la 1.1.0) și Fidelio pentru afaceri (până la 1.0.4), biblioteca de scanare a codurilor trimite către Google date tehnice de diagnosticare, fără date despre clienții tăi. Versiunile actuale nu mai trimit nimic (vezi secțiunile 9.2 și 9.3).
• ANAF: verificăm automat, prin API-ul public al ANAF, existența și starea activă a CUI-ului furnizat de partenerii care se înscriu în programul de afiliere.
• Furnizori de hosting, email, analiză: (ex. Google Analytics, Firebase) — cu clauze contractuale adecvate
• Autorități publice: când suntem obligați legal (instanțe, ANAF, ANSPDCP)
• Servicii terțe integrate în aplicații: conform politicilor proprii ale acestora

7. Cookie-uri

Website-ul nostru utilizează cookie-uri pentru a funcționa corect și pentru a îmbunătăți experiența ta:

Cookie-uri esențiale

Necesare pentru funcționarea de bază a site-ului. Nu pot fi dezactivate.

Cookie-uri de performanță

Ne ajută să înțelegem cum interacționezi cu site-ul (ex. Google Analytics). Pot fi refuzate.

Gestionarea cookie-urilor

Poți gestiona preferințele de cookie-uri din setările browser-ului tău. Dezactivarea anumitor cookie-uri poate afecta funcționalitatea site-ului.

8. Drepturile tale (GDPR)

Conform GDPR, ai următoarele drepturi cu privire la datele tale personale:

• Dreptul de acces (Art. 15): să soliciti o copie a datelor pe care le deținem despre tine
• Dreptul la rectificare (Art. 16): să corectezi datele inexacte sau incomplete
• Dreptul la ștergere (Art. 17): „dreptul de a fi uitat" în anumite condiții
• Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18): să limitezi modul în care utilizăm datele tale
• Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20): să primești datele tale într-un format structurat
• Dreptul la opoziție (Art. 21): să te opui prelucrării bazate pe interes legitim sau marketing direct
• Dreptul de a retrage consimțământul: în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare

9. Aplicații mobile

Aplicațiile mobile publicate de Volt Academy SRL în Google Play Store și Apple App Store pot colecta date suplimentare necesare funcționării lor; fiecare are propria politică de confidențialitate, disponibilă în pagina acesteia din magazinul de aplicații. Aplicațiile distribuite ca fișier APK de pe voltacademy.app sunt descrise mai jos: Appunta și Ospita (secțiunea 9.1), Tally (secțiunea 9.2), aplicația Fidelio pentru afaceri (secțiunea 9.3), LocalEventBusiness (secțiunea 9.4), LocalEventPRO (secțiunea 9.5) și Clocking (secțiunea 9.6).

Date tipice colectate de aplicațiile noastre publicate în magazine:

• Date de cont (email, profil utilizator)
• Date de utilizare și interacțiune cu aplicația
• Date de dispozitiv pentru diagnosticare și îmbunătățirea performanței
• Permisiuni de dispozitiv solicitate explicit (microfon, cameră, etc.) — numai cu acordul tău

9.1 Appunta și Ospita

Nu colectăm niciun fel de date din aceste aplicații. Ele nu au permisiunea de a folosi internetul, nu au cont de utilizator, nu conțin instrumente de analiză sau publicitate și nu trimit nimic către Volt Academy SRL sau către terți. Singura informație pe care o primim este codul de instalare (businessId), atunci când îl introduci tu pe site la cumpărarea unei licențe (secțiunea 2.3).

Unde sunt datele. Toate datele introduse în aplicație — înregistrări, programări și rezervări, numele și numerele de telefon ale clienților, prezența la programare și evidența neprezentărilor, setările — sunt stocate doar pe telefonul tău. Backup-urile sunt fișiere criptate cu o parolă aleasă de tine, salvate unde alegi tu (stick USB sau memoria telefonului).

Ce pleacă prin SMS, de pe cartela ta SIM:

• către telefonul tău sincronizat (dacă folosești sincronizarea): datele înregistrărilor și licența, în mesaje semnate cu codul de împerechere;
• către clienții tăi: reamintirile programărilor, răspunsurile botului de rezervări și, dacă activezi opțiunea, mesajul de informare la o neprezentare.

Permisiunile cerute și de ce:

• Trimitere și primire SMS — reamintiri, botul de rezervări, sincronizarea și licența pe al doilea telefon;
• Notificări — alertele și confirmarea prezenței;
• Alarme exacte și pornire la repornirea telefonului — ca reamintirile să plece la ora stabilită, și după o repornire;
• Excepție de la optimizarea bateriei — ca botul și reamintirile să funcționeze cu aplicația închisă.

Datele clienților tăi. Pentru datele clienților pe care le ții în aplicație, tu ești operatorul de date conform GDPR; Volt Academy SRL nu are acces la ele și nu le prelucrează în numele tău. Clienții tăi își exercită drepturile (acces, ștergere etc.) față de tine, iar tu le poți rezolva direct din aplicație (de exemplu, ștergând înregistrarea sau iertând neprezentările unui client). Vezi și secțiunea 5 din Termeni și Condiții.

9.2 Tally

Volt Academy SRL nu primește date din această aplicație. Ea nu are cont de utilizator, nu conține publicitate și nu trimite nimic către Volt Academy SRL. Singura informație pe care o primim este codul de instalare (businessId), atunci când îl introduci tu pe site la cumpărarea unei licențe (secțiunea 2.3).

Unde sunt datele. Produsele, stocurile, istoricul mișcărilor, numerele de telefon ale clienților și furnizorilor și setările sunt stocate doar pe telefonul tău. Backup-urile sunt fișiere salvate unde alegi tu (stick USB sau memoria telefonului) și nu sunt criptate, așa că păstrează-le într-un loc sigur.

Ce pleacă prin SMS, de pe cartela ta SIM: notificările către clienții sau furnizorii tăi, datele de stoc către telefonul tău sincronizat (dacă folosești sincronizarea) și licența, către același telefon.

Scanerul de coduri de bare. Scanarea folosește biblioteca Google ML Kit, care rulează pe telefon: imaginile din cameră nu părăsesc telefonul. Începând cu versiunea 1.1.1, aplicația nu mai are permisiunea de acces la internet, așa că nici această bibliotecă nu mai poate trimite nimic de pe telefon.

Versiunile până la 1.1.0 aveau permisiunea de acces la internet, folosită doar de ML Kit, care trimitea către Google, criptat (HTTPS), date tehnice de diagnosticare și utilizare — informații despre dispozitiv și aplicație, performanță și coduri de eroare — conform declarației Google. Aceste date nu conțineau produsele, stocurile sau datele clienților tăi. Dacă ai o versiune veche, instalează versiunea curentă de pe site peste cea existentă; datele se păstrează.

Permisiunile cerute și de ce:

• Cameră — scanarea codurilor de bare;
• Trimitere și primire SMS — notificări, sincronizare și licența pe al doilea telefon;
• Notificări — alertele de stoc.

Datele clienților și furnizorilor tăi. Pentru datele pe care le ții în aplicație, tu ești operatorul de date conform GDPR; Volt Academy SRL nu are acces la ele.

9.3 Fidelio — aplicația pentru afaceri

Volt Academy SRL nu primește date din această aplicație. Ea nu are cont de utilizator, nu conține publicitate și nu trimite nimic către Volt Academy SRL. Singura informație pe care o primim este Business ID-ul, atunci când îl introduci tu pe site la cumpărarea unei licențe (secțiunea 2.3).

Unde sunt datele. Clienții (nume și, opțional, telefon și email), cardurile de fidelitate și abonamentele, istoricul vizitelor și setările sunt stocate doar pe telefonul afacerii. Cardul pe care i-l dai unui client prin cod QR sau NFC ajunge direct pe telefonul lui, fără să treacă printr-un server. Backup-urile se salvează pe stick USB și nu sunt criptate, așa că păstrează stick-ul într-un loc sigur.

Scanerul de coduri QR. Scanarea folosește biblioteca Google ML Kit, cu aceleași reguli ca la Tally (secțiunea 9.2): imaginile nu părăsesc telefonul. Începând cu versiunea 1.0.5, aplicația nu mai are permisiunea de acces la internet, așa că nu mai poate trimite nimic de pe telefon. Versiunile până la 1.0.4 trimiteau către Google, criptat, doar date tehnice de diagnosticare și utilizare, fără date despre clienții tăi; dacă ai o versiune veche, instalează versiunea curentă de pe site.

Permisiunile cerute și de ce:

• Cameră — scanarea codurilor QR;
• NFC — validarea și transmiterea cardurilor prin apropiere;
• Notificări și pornire la repornirea telefonului — alerte și backup-ul zilnic.

Datele clienților tăi. Pentru datele clienților pe care le ții în aplicație, tu ești operatorul de date conform GDPR; Volt Academy SRL nu are acces la ele. Portofelele Fidelio pentru clienți din App Store și Google Play au propria politică de confidențialitate, afișată în magazin.

9.4 LocalEventBusiness

Volt Academy SRL nu primește date din această aplicație. Ea nu are cont de utilizator, nu conține instrumente de analiză sau publicitate și nu trimite nimic către Volt Academy SRL sau către terți. Singura informație pe care o primim este codul de instalare (businessId), atunci când îl introduci tu pe site la cumpărarea unei licențe (secțiunea 2.3).

Cum circulă datele. Telefonul localului pornește un server în rețeaua Wi-Fi a localului (sau pe hotspot-ul telefonului). Clienții se conectează la el din browser sau din aplicație, doar prin această rețea locală; nimic nu trece prin internet sau printr-un server extern. Permisiunea de acces la rețea a aplicației este folosită numai pentru această rețea locală.

Unde sunt datele. Meniul cu pozele produselor, mesele, comenzile, numele afișate ale participanților, mesajele din chat, clasamentul și setările sunt stocate pe telefonul localului. Pe telefonul sau în browserul clientului rămân doar numele afișat, un identificator aleatoriu de profil și coșul netrimis. Backup-urile sunt fișiere criptate cu o parolă aleasă de tine, salvate unde alegi tu (stick USB sau memoria telefonului).

Permisiunile cerute și de ce:

• Rețea și Wi-Fi — serverul local și găsirea lui de către clienți în aceeași rețea;
• Serviciu în prim-plan și notificări — ca serverul să rămână pornit cu ecranul stins și să vezi că rulează;
• Cameră — fotografierea produselor din meniu, doar când alegi asta.

Datele clienților localului. Pentru datele clienților care se conectează (nume afișate, comenzi, mesaje), tu, ca organizator, ești operatorul de date conform GDPR; Volt Academy SRL nu are acces la ele.

9.5 LocalEventPRO

Volt Academy SRL nu primește date din această aplicație. Ea nu are cont de utilizator, nu conține instrumente de analiză sau publicitate și nu trimite nimic către Volt Academy SRL sau către terți. Singura informație pe care o primim este codul de instalare (businessId), atunci când îl introduci tu pe site la cumpărarea unei licențe (secțiunea 2.3).

Cum circulă datele. Telefonul organizatorului pornește un server în rețeaua Wi-Fi a evenimentului (sau pe hotspot-ul telefonului). Invitații se conectează la el din browser sau din aplicație, doar prin această rețea locală; nimic nu trece prin internet sau printr-un server extern. Permisiunea de acces la rețea a aplicației este folosită numai pentru această rețea locală.

Unde sunt datele. Întrebările de quiz, provocările de bingo, categoriile de vot, activitățile alese, clasamentul și setările sunt stocate pe telefonul organizatorului. Pe durata evenimentului, serverul ține și numele afișate ale participanților, răspunsurile, voturile, urările, mesajele din chat și pozele încărcate la bingo. Pozele stau doar în memoria serverului și se șterg când serverul se oprește; nu intră în backup. O urare trimisă anonim apare fără nume pentru ceilalți invitați, dar organizatorul vede cine a scris-o, pentru moderare. Pe telefonul sau în browserul invitatului rămân doar numele afișat și un identificator aleatoriu de profil. Backup-urile sunt fișiere criptate cu o parolă aleasă de tine, salvate unde alegi tu (stick USB sau memoria telefonului).

Permisiunile cerute și de ce:

• Rețea și Wi-Fi — serverul local și găsirea lui de către invitați în aceeași rețea;
• Serviciu în prim-plan și notificări — ca serverul să rămână pornit cu ecranul stins și să vezi că rulează;
• Cameră — pozele pentru bingo, doar când alegi asta.

Datele invitaților. Pentru datele invitaților care se conectează (nume afișate, poze, urări, mesaje), tu, ca organizator, ești operatorul de date conform GDPR; Volt Academy SRL nu are acces la ele. Anunță-i pe invitați că pozele încărcate la bingo sunt vizibile tuturor participanților și pot fi trimise de organizator după eveniment.

9.6 Clocking

Volt Academy SRL nu primește date din această aplicație. Ea nu are cont de utilizator, nu are permisiunea de acces la internet, nu conține instrumente de analiză sau publicitate și nu trimite nimic către Volt Academy SRL sau către terți. Singura informație pe care o primim este codul de instalare (businessId), atunci când îl introduci tu pe site la cumpărarea unei licențe (secțiunea 2.3).

Unde sunt datele. Angajații (nume, funcție, telefon și notă, dacă le completezi), codurile lor QR, pontajele (ora de intrare și de ieșire, corecturile), graficele de lucru, concediile și setările sunt stocate exclusiv pe telefonul tău. Codul QR al unui angajat conține doar un identificator aleatoriu și un cod secret, nu numele sau alte date personale. Rapoartele și cardurile QR exportate (PDF, CSV) ajung doar unde alegi tu să le trimiți. Backup-urile sunt fișiere criptate cu o parolă aleasă de tine, salvate unde alegi tu (stick USB sau memoria telefonului).

Scanerul de coduri QR. Scanarea folosește biblioteca Google ML Kit, direct pe telefon. Aplicația nu are permisiunea de acces la internet, iar componenta de trimitere a diagnosticelor ML Kit este eliminată, deci nu se trimite nimic către Google. Imaginile camerei sunt analizate doar pentru citirea codului și nu sunt salvate.

Sincronizarea. Dacă o activezi, angajații, pontajele, graficele și licența se transmit prin SMS către al doilea telefon ales de tine, semnate cu un cod de împerechere, direct prin operatorul tău de telefonie.

Permisiunile cerute și de ce:

• Cameră — scanarea codurilor QR ale angajaților;
• SMS (trimitere și primire) — doar pentru sincronizarea cu al doilea telefon și transmiterea licenței;
• Notificări — anunțul că backup-ul automat a eșuat.

Datele angajaților. Pentru datele angajaților, tu, ca angajator, ești operatorul de date conform GDPR; Volt Academy SRL nu are acces la ele. Informează-ți angajații că prezența este înregistrată prin scanarea codului QR și în ce scop folosești aceste date.

10. Protecția minorilor

Serviciile noastre online (website, aplicații) sunt destinate persoanelor cu vârsta de peste 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal de la copii sub 16 ani fără consimțământul părinților sau tutorilor legali.

Cursurile noastre de robotică sunt destinate și minorilor, însă în acest context datele sunt furnizate și gestionate de părinți sau tutori legali. Dacă ai aflat că un minor ne-a furnizat date personale fără acordul tău, te rugăm să ne contactezi imediat.

11. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate periodic pentru a reflecta modificări în practicile noastre sau în cerințele legale. Data ultimei actualizări este afișată în antetul acestei pagini.

Modificările semnificative vor fi comunicate prin email (dacă ne-ai furnizat adresa) sau printr-un anunț vizibil pe website-ul nostru cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.

12. Contact

Pentru orice întrebare, solicitare sau plângere privind prelucrarea datelor tale cu caracter personal, ne poți contacta: